MAG. DR. MATHILDE HASLAUER

WIRTSCHAFTSPRÜFER UND STEUERBERATER

Steuer-Grundlagen
für Einnahmen-Ausgaben-Rechner
Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben

Aufzeichnungen

Erfassung der Betriebseinnahmen und –ausgaben durch ein Kassabuch und die Bankbelege, bei denen auch die jeweiligen Rechnungen „abgelegt" sind oder eine „kassabuch-ähnliche" Aufstellung, in der neben den baren Einnahmen und Ausgaben auch die über die Bank vereinnahmten und ausgegebenen Beträge enthalten sind. Eine chronologische Reihenfolge der Eintragungen und Ablage sowie die fortlaufende Nummerierung der Belege
(Beleg Nr. 1 bis ... pro Jahr) erleichtert die Suche von Belegen.

Einzutragen sind:

• Datum der Einnahme bzw. Ausgabe,

• Bezeichnung,

• Betrag,

• Umsatzsteuersatz

Bei Bareinnahmen besteht die Möglichkeit, Tagessummen (sog. Tageslosungen) zu bilden, wenn die Unterlagen (Durchschläge der einzelnen Rechnungen, Kassastreifen) darüber aufbewahrt werden.

Die Aufzeichnungen, Kontoauszüge und Belege sind ab Schluß jenes Kalenderjahres, in dem die Eintragungen gemacht wurden, 7 Jahre lang aufzubewahren.

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Formvorschriften für Rechnungen

Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten, um als Betriebsausgabe anerkannt zu werden und den Vorsteuerabzug geltend machen zu können:

• Aussteller der Rechnung (Lieferant) – Name und Adresse

• Empfänger der Rechnung (Kunde) – Name und Adresse

• Gelieferter Gegenstand (Menge, Bezeichnung) bzw. Art der Leistung

• Datum, d.i. der Tag der Lieferung oder Leistung

• Rechnungsbetrag – netto

• Steuerbetrag und Steuersatz – extra ausgewiesen

• Bruttobetrag

Ab 1.1.2003 zusätzlich:

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des rechnungsausstellenden Unternehmers

• Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird.

• Bei Steuerbefreiung der Lieferung oder sonstigen Leistung Hinweis auf die Steuerbefreiung.

• Bei Rechnungen von Bauleistungen müssen diese einen Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld und die UID-Nummer des Leistungsempfängers enthalten.

• Wichtig ist die fortlaufende Nummerierung, da sonst vom Finanzamt vermutet wird, daß nicht alle Rechnungen aufbewahrt wurden; dies könnte zu Umsatz- und Gewinnschätzungen führen!

Rechnungen, deren Gesamtbetrag unter brutto € 150,--  liegt:

• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers müssen nicht angeführt werden

• Getrennter Ausweis von Nettoentgelt, Steuerbetrag und Bruttopreis ist nicht erforderlich

• Es genügt der Bruttopreis und die Angabe des Mehrwertsteuersatzes

Bei Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen (Gasthausrechnungen, Einkauf Lebensmittel und Verbrauchsmaterial) müssen die einzelnen Gegenstände oder Leistungen getrennt angeführt werden.

Wenn Anzahlungen für erbrachten Leistungen bezahlt werden, besteht ebenfalls Vorsteuerabzug – also „Anzahlungsrechnungen“ mit Mehrwertsteuer ausstellen (lassen)!

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Betriebsausgaben

Ausgaben müssen im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit bzw. des Betriebes stehen und durch einen Beleg nachgewiesen werden.

Betriebsausgaben sind z.B.:

Investitionen:

  Büroeinrichtung, Büromaschinen (Computer, Fax,..), KFZ,...

Investitionen unter € 400,- netto können als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abgesetzt werden, über € 400,--sind die Anschaffungskosten über die Gesamtnutzungsdauer verteilt abzuschreiben (AfA)

Wareneinkauf: 

Für den Weiterverkauf bestimmte Waren, Verpackungsmaterial, Speditionskosten, Hilfsmaterial

Personalkosten: 

Löhne, Gehälter, Aushilfen (Monatsgehalt unter € 301,54, ab 2003 € 309,38 d. s. sog. geringfügig Beschäftigte), Sozialversicherung, Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag und Zuschlag zum DB, Kommunalsteuer, Weiterbildungskosten für die Mitarbeiter, freiwilliger und sonstiger Sozialaufwand (Betriebsfeiern, Weihnachtsgeschenke)

Bürokosten:  

Miete, Betriebskosten (Strom, Heizung), Instandhaltung, Reinigungsmaterial, Telefonkosten (eventuell Privatanteil ausscheiden), Porto, Büromaterial

Telefonkosten:

sind in der Regel mit 50 – 80 % der gesamten Kosten anzusetzen; falls ein Mobiltelefon rein für betriebliche Zwecke angeschafft wird, sind diese Telefonkosten zu 100 % absetzbar.

Fortbildung: 

Seminare, Fachbücher und Fachzeitschriften

Werbung:

Inserate, Prospekte, Kundenbewirtung, Geschäftsessen (50 % absetzbar, 50 % Vorsteuerabzug, wenn nicht eindeutig repräsentativer Charakter) müssen der Erzielung neuer Aufträge und Kundenwerbung dienen (Namen des Geschäftspartners, Zweck des Essens auf dem Beleg anführen), Spenden, die werbewirksam sind

Sonstige Kosten: 

Betriebsversicherung, Betriebsunterbrechungsversicherung, Sozialversicherung für den Unternehmer (Pflichtversicherung), Rechtsanwalt, Steuerberater, (Mitglieds-) Beiträge, Kammerumlage, Stempelmarken

Strafmandate: 

sind nur bei „geringem Verschulden", z. B. irrtümliches Falschparken oder zu lange Parken bei einem Geschäftstermin als Betriebsausgabe absetzbar, nicht aber Radarstrafen oder Strafmandate bei vorschriftswidrigem Verhalten

Kfz-Kosten:

Reisekosten: 

Arbeitszimmer im eigenen Wohnungsverband:  

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Kfz-Kosten

Grundsätzlich ist zu unterscheiden, ob das KFZ zu mehr als 50 % für betrieblich veranlaßte Fahrten genutzt wird – dann gehört das KFZ zum Betriebsvermögen.

Wird mehr als 50 % privat gefahren, ist das KFZ Privatvermögen!

KFZ ist Betriebsvermögen:

Sämtliche laufende Kosten können abgesetzt werden: Treibstoff, Reparaturen, Service, Versicherungen, Autofahrerclubbeiträge, Parkgebühren, etc.

Die Anschaffungskosten eines PKW müssen auf 8 Jahre verteilt abgeschrieben werden, bei Kauf eines gebrauchten PKW entsprechend aliquod.

Die Leasingkosten eines PKW können nicht voll als Betriebsausgabe abgesetzt werden; es ist eine sog. Aktivkomponente auszuscheiden, damit ähnlich der AfA eine 8-jährige Nutzungsdauer unterstellt werden kann. Leasingkosten sind also – entgegen manchen Behauptungen von Autoverkäufern – nicht sofort voll abschreibbar!

Ein eventuellen Privatanteil ist mittels Führung eines Fahrtenbuches nachzuweisen und ist dieser Teil von den Ausgaben herauszurechnen.

KFZ ist Privatvermögen:

Falls mehr als 50 % privat gefahren wird, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Pro für den Betrieb gefahrenen Kilometer können € 0,356 als Kilometergeld angesetzt werden, egal wie teuer das KFZ von der Anschaffung oder den laufenden Kosten her tatsächlich ist. Die Führung eines Fahrtenbuches, in dem die betrieblichen Kilometer genau angeführt sind, ist dafür jedoch erforderlich. Es ist allerdings eine maximale Verrechnung von 30.000 km pro Jahr erlaubt. Wenn mehr gefahren wird, können darüber hinaus nur die tatsächlichen anteiligen Kosten abgesetzt werden.
2. Tatsächlich nachgewiesene Kosten: Umständlicher, aber vermutlich günstiger, wenn die Anschaffungs- und Betriebskosten sehr hoch sind.

KFZ gehört einem Fremden:

Für Fahrten, die mit dem Auto eines Bekannten, Verwandten oder Freundes gemacht werden, sollte kein amtliches Kilometergeld verrechnet werden; werden die Kosten jedoch dem Eigentümer ersetzt, stellen diese Betriebsausgaben dar.

Fahrtenbuch:

Folgende Aufzeichnungen sind zu führen: Zweck der Fahrt, Anfangs- und Endkilometerstand bei der für den Betrieb gefahrenen Strecke, Gesamtzahl der gefahrenen Kilometer, Trennung betrieblich veranlaßte Fahrten – Privatfahrten.

Vorsteuerabzug:

Bei PKW besteht grundsätzlich kein Vorsteuerabzug, weder bei der Anschaffung, noch bei den laufenden Kosten!

Vorsteuer kann nur bei LKW`s oder sog. Fiskal-LKW`s abgezogen werden. Der Autohandel ist über die Vorsteuerabzugsfähigkeit eines KFZ informiert; meist handelt es sich neben LKW dabei um Kastenwagen (z.B. Grand Voyager, Voyager Van, Renault Espace mit zwei Sitzreihen, etc.), Pritschenwagen, Kleinbusse (Beförderung von 9 Personen).

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Reisekosten

Eine Reise ist nur dann eine Reise, wenn sich der Unternehmer von seinem Betrieb mehr als 25 km (einfache Strecke!) entfernt, die Reisedauer länger als drei Stunden beträgt und dies ausschließlich betrieblich veranlasst ist.

Kosten:

1. Verpflegung: 
   Als Betriebsausgabe können die Pauschalsätze (Taggelder, Diäten) angesetzt werden, wenn die Reisedauer länger als drei Stunden beträgt. Damit erspart man sich das mühevolle Sammeln von Kleinbelegen.

   Reise im Inland: Für jede angefangene Stunde können € 2,20 angesetzt werden (mindestens € 8,80, da die Reise länger als 3 Stunden dauern muß), maximal jedoch € 26,40 (12 Stunden).

   Bei Auslandsreisen stehen Taggelder erst ab 5 Stunden zu und darf bei 5-8 Stunden ein Drittel, bei 8-11 Stunden zwei Drittel und erst ab 12 Stunden das volle Taggeld angesetzt werden. Für jedes Land gibt es eigene Tagsätze 
   (z.B. Deutschland € 35,30, Italien € 35,80, Schweiz € 36,80).

2. Nächtigung: 
   Meist wird die Nächtigung mittels Beleg (Hotelrechnung) nachgewiesen; falls jedoch kein Beleg erbracht wird (z.B. Nächtigung bei Freunden), kann im Inland pauschal pro Nacht € 15,-- abgesetzt werden, für Nächtigungen im Ausland gibt es pro Land verschiedene Sätze (Deutschland: € 27,90, Italien € 27,90, Schweiz € 32,70).

3. Fahrtkosten: 
   Flug-, Zugtickets, Taxi, Mietauto, Bus: Kann zur Gänze – auch unter 25 km-Strecke abgesetzt werden.

Mehrmalige Reisen an denselben Ort sind keine Reisen !!!

Für maximal fünf Tage pro Jahr können die Taggelder dann angesetzt werden, wenn

• über einen längeren Zeitraum durchgehend

• oder regelmäßig wiederkehrend ein und derselbe Ort das Reiseziel ist

Nach fünf Mal unterstellt die Finanzbehörde, daß an diesem Ort eine neue „Betriebsstätte" errichtet wurde und somit keine Diäten mehr anzusetzen sind!

Wenn der Unternehmer zwar nicht regelmäßig wiederkehrend, jedoch innerhalb von sechs Monaten öfters an denselben Ort außerhalb seines Betriebes tätig ist, können maximal 15 Tage als Diäten angesetzt werden, nach sechs Monaten beginnt die Anfangsphase mit den 15 Tagen neu!

Bei Tag- und Nächtigungsgelder im Inland besteht 10 % Vorsteuerabzug!

Arbeitszimmer

Begriff Arbeitszimmer

Der Raum muß ausschließlich beruflich verwendet werden (das heißt: keine private Nutzung, räumliche Abtrennung).

Als Beispiele für typische Arbeitszimmer nennt das Finanzministerium Ordinations- und Therapieräume, Labors, Fotostudios, Kanzleiräume, Lagerräume, Musik-, Film-, Tonstudios.

Im Wohnungsverband gelegen

Laut Finanzamt liegt ein Arbeitszimmer dann im Wohnungsverband, wenn es sich in derselben (gemieteten oder Eigentums-) Wohnung oder im privaten Wohnhaus befindet. Es reicht sogar, wenn sich das Zimmer auf demselben Grundstück (z.B. im Gartenhäuschen) befindet.

Mittelpunkt der betrieblichen bzw. beruflichen Tätigkeit

Bedeutet, daß nachzuweisen ist, daß die Tätigkeit zu über 50% im Beratungszimmer ausgeübt wird. Dies sollte – außer bei Handelsvertreter .- nicht allzu schwer fallen, da alle anderen auswärtigen Tätigkeiten durch das Fahrtenbuch in zeitlicher Hinsicht genau nachweisbar sind.

Einrichtung, Einrichtungsgegenstände

Auch die Einrichtungsgegenstände des Arbeitszimmers können als Betriebsausgaben abgesetzt werden, wenn es sich um ein rein betrieblich genutztes Arbeitszimmer handelt.

Einrichtungsgegenstände sind z.B. Stühle, Tische, Lampen, Schränke, Vorhänge, Teppiche, Bilder, Wandverbauten, Regale und Kommoden, das heißt Gegenstände, die in erster Linie der Bewohnbarkeit und betrieblichen Nutzung von Räumen dienen.

Weitere typische Arbeitsmittel sind z.B. Computer, Kopier-, Faxgeräte, Drucker, EDV-Ausstattung, Telefonanlagen.

Kosten des Arbeitszimmers:

Die im Verhältnis der gesamten Wohnnutzfläche anfallenden Kosten können als Betriebsausgabe abgesetzt werden (z.B. Wohnnutzfläche gesamt 150 m², Arbeitszimmer 15 m², anteilig absetzbare Kosten 10 %): Grundsteuer, Kanal, Müllabfuhr, Versicherung (Haus und Haushalt), Strom, Heizung, Betriebskosten, Miete.

Direkte Instandhaltung des Arbeitszimmers (Ausmalen, Teppichboden, etc.) kann zu 100 % geltend gemacht werden.